act legal covers most of the largest European business centres
AmsterdamBratislavaBucharestBudapestFrankfurtMilanParisPragueSofiaViennaWarsaw

Основни акценти от приетите от КЗЛД Методически указания

В края на месец юли 2023 г. Комисията за защита на личните данни ("КЗЛД"/ "Комисията") прие методически указания ("Методическите указания"/ "Указанията") във връзка с приемането и разглеждането на сигнали по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения ("ЗЗЛПСПОИН"/ "Закона") и новоприетата наредба по закона.

Настоящият материал цели да ви информира за:

• Как се разпределят дейностите по приемане, регистриране и разглеждане на сигналите?
• Какви конкретни действия следва да се предприемат при подаване на сигнал?
• Какво се предприема при получаване на анонимен сигнал?
• Какво следва да предприеме работодател, който не е задължен да създаде вътрешен канал, но получи сигнал?

Служители по приемане, регистриране и разглеждане на сигналите

Според Указанията могат да бъдат определени (чрез заповед, промяна във вътрешните правила и др.) и двама или повече служители по приемане, регистриране и разглеждането на сигналите, като е допустимо всеки от тях да поеме някоя от различните функции. Внася се уточнение, че възлагането на функции на външно за организацията лице се ограничава само до приемането и регистрирането на сигнали. Задължените субекти от публичния сектор пък не могат да възлагат никоя от функциите на външно лице.
Комисията указва, че дъщерно дружество, установено в България, следва да определи собствен служител за разглеждането на сигналите, а практиките и опита на дружеството-майка са приложими само доколкото не противоречат на ЗЗЛПСПОИН.

Поредност на действията при приемане, регистриране и разглеждане на сигналите

Важна е поредността от действия при всеки сигнал, която е следната:

  1. Приемане на сигнала по поща, факс, електронна поща и др.;
  2. Завеждане на сигнала с вътрешен входящ номер;
  3. Първоначален формален преглед дали сигнализиращия има право да подава сигнали;
  4. Генериране на уникален идентификационен номер ("УИН") чрез портала на КЗЛД, ако са налице предпоставките за това;
  5. Вписване на УИН във формуляра за регистриране на сигнала;
  6. Попълване на формуляра за регистриране на сигнал с наличната информация;
  7. Установяване на липсващата информация по реквизитите на формуляра;
  8. Даване на насоки на сигнализиращия относно попълването на липсващата информация;
  9. Извършване на проверка по твърденията за нарушения (търсене на съдействие от други служители при необходимост);
  10. Поддържане на комуникация със сигнализиращото лице и засегнатото лице, изясняване на всички въпроси – предмет на сигнала;
  11. Изготвяне на индивидуален доклад с информация за предприетите действия и окончателните резултати от проверката.

КЗЛД налага на задължените субекти да определят помещения или места, където да се приемат и регистрират устните сигнали. Мястото трябва да бъде физически отделено от общото деловодство и приемната на задължения субект. Забранено е видеонаблюдението в помещението. За такова място следва да се счете и помещението, в което работи служителят, натоварен с функциите по приемане на сигналите.

В регистъра сигналите следва да бъдат обозначавани със статус, обусловен от хода на производството. Примери за такъв статус са "в процес на отстраняване на нередовности", "не подлежи на разглеждане", "в процес на разглеждане", "приключен", както и други формулировки, създадени от задължения субект, които да подпомагат организацията на работа по сигналите.

Анонимни сигнали

Анонимни сигнали не се разглеждат по реда на ЗЗЛПСПОИН, за тях не се генерира УИН и не се регистрират в регистъра на сигналите.

Лице подало анонимен сигнал не по реда на Закона, или публично, но анонимно е оповестило информация за нарушения, също може да се ползва от закрилата на ЗЗЛПСПОИН. Задължителна предпоставка е неговата личност впоследствие да бъде разкрита и да е станало обект на репресивни ответни действия. В такъв случай служителят, отговарящ за разглеждането на сигналите, проверява дали лицето е имало основателна причина да счита, че информацията е била вярна към момента на подаването/ оповестяването ѝ.

Подлежи на проверка и дали лицето е подало сигнал по реда на ЗЗЛПСПОИН, но не са били предприети действия по него, както и дали лицето има основание да смята, че нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или съществува риск от щети, които не могат да бъдат отстранени.
Проверява се и дали в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.

Ако описаните обстоятелства са налице, отговорният служител при задължения субект попълва формуляр за регистриране на сигнал, генерира УИН и завежда сигнала с входящ номер.

Разглеждане на сигнали

По реда на Закона се разглеждат само сигнали, които попадат в неговото приложно поне, когато са подадени от лица, които имат право да ги подадат. Ако в хода на производството по сигнала се установи, че той не попада в приложното поле на Закона или е подаден от лице, което няма право, защита по смисъла на ЗЗЛПСПОИН не се дължи, а сигналът не може да бъде разгледан по специалния ред.

Сигналът следва да се отнася до нарушения на българското законодателство и актовете на ЕС, които застрашават или увреждат обществения интерес, както и правото на ЕС. Това означава, че по реда на специалния закон няма как да се разглеждат жалби, сигнали и други искания, чрез които се търси защита на лични права, без да има заплаха за обществения интерес.

Когато сигналът притежава нужните реквизити и подлежи на разглеждане (липсват очевидно неверни или заблуждаващи твърдения и др.), компетентният служител препраща сигнала към съответното структурно звено или друг служител, когато е необходимо. Това би се наложило, когато във функционалната компетентност на другиго попада твърдяното в сигнала нарушение. Разбира се, натовареният с отговорности по Закона служител също може да предприеме действия по неговото разследване. При препращане следва да се вземат всякакви мерки за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала.

След приключване на разследването, задълженият служител изготвя индивидуален доклад, съдържащ кратко описание на информацията от сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката. Сигнализиращото лице следва да бъде надлежно информирано, а сигналите да се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала от тях, освен при наличието на образувано съдебно производство във връзка с подадения сигнал.

Получаване на сигнал от работодател, който не е задължен да изгради вътрешен канал
Работодателите, които не са задължени за изграждане на вътрешен канал, но получат сигнал по реда на ЗЗЛПСПОИН, са длъжни да го препратят на КЗЛД за предприемане на действия по компетентност. Същите не са освободени от задълженията за осигуряване на поверителност и защита на личността на подателя на сигнала.

Заедно със сигнала се препраща и цялата събрана документация без да се заличават данни, а сигнализиращото лице следва да бъде надлежно уведомено за предприетите действия.

Published on Sep 12, 2023

Filled under Publications

About the author

Alexander Radenovski

I admit that I am hungry for law. Currently I am involved in KDBM's corporate law and litigation practice helping senior lawyers to solve some of the conundrums that clients present.

Read more